Datenschutzordnung

Stand: 03.05.2024

Hinweise:

Datenschutzordnung der Schachfreunde 1954 Conweiler e.V.

§ 1 Allgemeines, Geltung

Die Datenschutzordnung regelt die Erhebung, automatisierte Verarbeitung - Speicherung, Übermittlung, Löschung – und Nutzung personenbezogener Daten, die für die Durchführung des Schachsports erforderlich sind. Sie gilt für die Schachfreunde 1954 Conweiler e.V. (nachfolgend: SF Conweiler)

§ 2 Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten i. S. von § 1 sind:

  1. Persönliche Daten von Vereinsmitgliedern: Name, Vorname, Titel, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum und –ort, Vereinszugehörigkeit, Nationalität, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Eintrittsdatum, ggf. Bankverbindung, ggf. Ehrungen von Verein oder Verband;
  2. Ergebnisse der Teilnahme an Schachwettkämpfen einschließlich ggf. gespielter Schachpartien und;
  3. Wertungszahlen der Spieler und Spielerinnen (DWZ und/oder ELO).

§ 3 Verantwortliche

  1. Alle Funktionsträger der SF Conweiler, welche Zugriff auf Mitgliedsdaten für ihre Tätigkeiten brauchen, werden bei Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis verpflichtet (Formular „Verpflichtung auf das Datengeheimnis“).
    Diese sind im Folgenden:
  2. Der Schriftführer der SF Conweiler ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zuständig. Er pflegt die Datenbank und erstellt die Listen für andere Vereinsfunktionäre.
  3. Der 1. Vorsitzende und der Kassenwart benötigen den uneingeschränkten Zugriff auf die Mitgliederdaten.
  4. Der Jugendwart benötigt zur Ausübung seiner Tätigkeit die Vor- und Zunamen, Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten und E-Mail-Adressen der Jugendspieler. Zu den Tätigkeiten zählen das Jugendtraining, Turnieranmeldungen und Seminare.
  5. Die Mannschaftsführer und der Sportwart benötigen zur Ausübung ihrer Tätigkeit die Vor- und Zunamen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der aktiven Schachspieler. Zu den Tätigkeiten zählen die Mannschaftsaufstellung zu Turnieren, Ausrichtung von internen und externen Turnieren, Training, Organisation und Berichterstattung.
  6. Der Pressewart benötigt zur Ausübung seiner Tätigkeit die Vor- und Zunamen, Geburtsdaten (Jugendschach, Seniorenschach) und E-Mail-Adressen der Mitglieder. Der Pressewart hat darauf zu achten, dass in allgemein zugänglichen Presseberichten oder sonstigen Publikationen, die schutzwürdigen Belange der betroffenen Vereinsmitglieder gewahrt werden.
  7. Der Verantwortliche für die Homepage, Newsletter und andere digitalen Medien, benötigt den Zugriff auf Namen, Geburtstage und E-Mail-Adressen der Mitglieder.
  8. Gibt es einen Wechsel bei den Funktionsträgern, übergibt der bisherige Funktionsträger seinem Nachfolger alle relevanten Daten.
  9. Sensible Daten, wie Mitglieder- und Spenderlisten, müssen so entsorgt werden, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

§ 4 Erhebung, Übermittlung und Löschung der persönlichen Daten

  1. Die SF Conweiler erheben die persönlichen Daten ihrer Mitglieder (Formular „Beitrittserklärung VER-BEI“), speichert sie und übermittelt sie nach den Vorschriften der Gemeinde Straubenhardt und der Dachverbände an: Von den vorgenannten Stellen werden die Daten ferner weitergeleitet an:
  2. Endet eine Vereinsmitgliedschaft (Formular „Vereinsaustritt VER-AUS“), sind die persönlichen Daten in der Vereinsdatenbank zu löschen, wenn das Mitglied seine Verpflichtungen gegenüber dem Verein erfüllt hat. Die bis zum Vereinsaustritt gespeicherten Ergebnisse und Wertungszahlen, sowie der Vor- und Zuname bleiben als „Historie“ gespeichert, da sie immer im Verhältnis zu den Ergebnissen und Wertungszahlen anderer Spieler stehen.
  3. Die Übermittlung erfolgt auf elektronischem Weg per Email oder in Schriftform per Post. Jeder Funktionsträger, der Daten übermitteln darf, hat dafür zu sorgen, dass seine IT Ausstattung dem Stand der Technik entspricht. Zusätzlich dürfen Daten nur passwortgeschützt übermittelt werden.

§ 5 Ausschluss der Übermittlung persönlicher Daten

Die Übermittlung der in den Datenbanken der SF Conweiler gespeicherten persönlichen Daten an andere Stellen, die nicht dem Vereinszweck oder der Pflege des Schachspiels dienen, ist nicht zulässig.

§ 6 Erhebung und Übermittlung der Ergebnisse

  1. Die SF Conweiler übermitteln die Ergebnisse von Schachwettkämpfen, insbesondere solchen, die auf Verbands-, Bezirks- und Kreisebene durchgeführt werden. Von den persönlichen Daten sind dabei nur Name, Vorname, Vereinszugehörigkeit, Geburtsjahr und Nationalität der Spieler und Spielerinnen angegeben.
  2. Die SF Conweiler können die Ergebnisse vereinsinterner Wettkämpfe und sonstiger von Spielern und Spielerinnen des Vereins besuchter Wettkämpfe auf vereinseigenen Internet-Seiten unterhalb der Domain „sf-conweiler.de“, am „schwarzen Brett“ im Vereinszimmer, auf Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen oder in Presseartikeln veröffentlichen.

§ 7 Wertungszahlen

Wertungszahlen werden mit den dazu notwendigen personenbezogenen Daten veröffentlicht.

§ 8 Homepage

Auf vereinseigenen Internet-Seiten unterhalb der Domain „sf-conweiler.de“ ist eine Datenschutz-Erklärung abzugeben.

§ 9 Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Die SF Conweiler unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen (z.B. Instagram, Facebook), um mit den dort aktiven Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen, Ergebnisse und über aktuelle Vereinsthemen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien der jeweiligen Betreiber.

§ 10 Beschlussfassung, Inkrafttreten, Veröffentlichung

Diese Ordnung ist von der Hauptversammlung der SF Conweiler am 01.06.2018 beschlossen worden. Die Erweiterung wurde von der Hauptversammlung am 03.05.2024 beschlossen. Sie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Druckversion (PDF-Datei)

sf-conweiler-dso-2024-05-03-a4.pdf

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